| Descrição: | Prestar assistência direta e imediata à Diretoria Geral em suas representações
política, social e administrativa e incumbir-se do preparo e despacho do
expediente;
Responder as solicitações de informações encaminhadas pela Ouvidoria do
IFBA à Direção Geral ou fazer os encaminhamentos para os setores
competentes responderem de acordo com os assuntos;
Gerenciar os e-mails da Direção Geral e do Conselho de Campus e as Unidades
do Gabinete, da Direção Geral e do Conselho de Campus dentro do sistema de
informação de processos;
Preparar as correspondências oficiais da Diretoria Geral e fazer os
encaminhamentos para os destinatários;
Classificar, registrar, distribuir e enviar correspondências ou outros objetos
que são encaminhados à Direção Geral através do Gabinete;
Organizar e manter os arquivos físicos e eletrônicos do âmbito do Gabinete;
Elaborar os atos administrativos (portarias, resoluções, etc.), preparando-os
para assinatura do(a) Diretor(a) Geral e publicação nos meios de
comunicação oficiais disponíveis;
Receber por parte dos setores as solicitações de emissão de portarias sobre
diversos assuntos do campus;
3
Organizar e manter atualizado a lista de endereços e-mails, de dados dos
servidores do campus e outras listas pertinentes para o funcionamento do
setor;
Encaminhar à Assessoria de Comunicação do Campus informações de
competência do Gabinete, bem como do Conselho de Campus, para a
atualização e organização do portal do Campus na internet;
Zelar pelo cumprimento da legislação vigente, do Estatuto, do Regimento
Geral, além de demais regulamentos e normas do IFBA;
Organizar e manter um controle dos processos do SEI, com a finalidade do
Gabinete e Direção Geral saber a situação e conhecimento histórico deles;
Receber dos colaboradores (servidores e colaboradores externos) as
solicitações de diárias e/ou passagens, submeter à apreciação do(a) Diretor(a)
Geral, e caso deferido, fazer o cadastro no Sistema de Concessão de Diárias e
Passagens (SCDP);
Preparar despachos oficiais da Direção Geral para colher assinatura do(a)
Diretor(a) Geral e fazer os encaminhamentos, caso necessário (ex. solicitação
de profissionais à Reitoria, solicitação de renovação de contrato de docente
substituto(a), etc.);
Receber ou elaborar minuta de edital ou documento congênere; analisá-lo,
caso necessário; submeter à apreciação da Direção Geral; preparar despacho
oficial da Direção Geral (colher assinatura do(a) Diretor(a) Geral); fazer o
encaminhamento para Procuradoria Jurídica (emissão de parecer) e realizar o
envio posterior para publicação (de acordo com fluxo e necessidade de cada
demanda dentro do campus);
Confirmar presença da Direção Geral em reuniões, onde a mesma é
convidada ou convocada;
Dar atendimento e informações as pessoas por diversos meios, bem como
recepcionar visitantes no Gabinete;
Controlar agendas de compromissos do(a) Diretor(a) Geral;
Agendar as solicitações de reuniões com o(a) Diretor(a) Geral, com base na
confirmação do(a) mesmo(a);
Planejar, organizar e avaliar as atividades desenvolvidas pelo setor, com
vistas ao aprimoramento contínuo das ações empreendidas;
Receber documentação submetida à Diretoria Geral (ex. Contrato de
Estágio, Diplomas, históricos, certificados, termos), preparando-a para
assinatura ou diligenciando os encaminhamentos necessários;
Receber novos colaboradores no Campus, apresentar à Direção Geral e
preencher os termos de exercícios preparando-os para colher as assinaturas;
Encaminhar os contratos de estágios (assinados pela Direção Geral) dos que
prestam serviços ao campus para ser gerenciado pela Gerência de Gestão de
Pessoas do Campus;
4
Receber as solicitações diversas submetidas à Diretoria Geral pela
Comunidade do IFBA Ilhéus, diligenciando e fazendo os encaminhamentos
necessários;
Secretariar reuniões e outros eventos da Direção Geral, inclusive do
Conselho de Campus;
Convocar ou convidar pessoas e providenciar locais e/ou formas para
reuniões da Diretoria Geral e Conselho de Campus;
Emissão de declarações ou outros documentos pertinentes a assuntos da
Direção Geral, quando solicitado pelo demandante;
Elaborar as atas das Reuniões Gerais e do Conselho de Campus e
encaminhar para a publicação após colher as assinaturas dos presentes;
Organizar a colação de grau no Gabinete para concluintes dos Cursos de
Graduação;
Executar outras funções que, por sua natureza, lhe sejam afins ou lhe tenham
sido atribuídas. |